Cách sử dụng Chat GPT với Excel

Microsoft Excel đã được cài đặt trên hơn một tỷ máy tính trên toàn thế giới. Đây là nền tảng phân tích dữ liệu phổ biến nhất trên hành tinh. Excel cũng là một trong những phần mềm trưởng thành nhất với phiên bản đầu tiên được xuất bản cho máy tính Macintosh vào năm 1985. Nó đã liên tục phát triển qua nhiều năm để luôn phù hợp. Có nhiều tính năng nâng cao và ít người biết đến trong Excel có thể giúp mọi người tiết kiệm đáng kể thời gian nhưng họ không quen thuộc với chúng.

Chúng tôi nhận thấy việc sử dụng Excel không đúng mức là một trường hợp sử dụng cực kỳ hứa hẹn cho Chat GPT.

Chat GPT là gì?

Chat  GPT là một AI ngôn ngữ tự nhiên đang gây bão trên internet. Chat  GPT (Generative Pre-training Transformer) là một bot trò chuyện được phát triển bởi tổ chức Open AI. Nó đã được đào tạo trên bộ dữ liệu lớn và cho phép bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được phản hồi.

Các câu hỏi và câu trả lời chi tiết và hữu ích hơn nhiều so với những gì bạn có thể nhận được khi hỏi một trợ lý kỹ thuật số như Siri hoặc Alexa. Một điểm khác biệt chính của Chat GPT là nó được đào tạo bằng cách sử dụng bộ dữ liệu kỹ thuật và bao gồm khả năng viết Công thức Excel, Power Query DAX, SQL, Python, VBA và nhiều ngôn ngữ lập trình phổ biến khác.

Ví dụ về cách sử dụng Chat GPT giải thích cách sử dụng Power Query cho Excel

Sử dụng Chat  GPT với Power Query và Power Pivot

Các tính năng Nhận và Chuyển đổi (Còn được gọi là Power Query và Power Pivot) của Excel là một số tính năng hữu ích nhất và hay bị bỏ qua trong nền tảng. Mọi người sẽ gặp khó khăn khi cố gắng tạo Báo cáo tài chính trong Power BI, điều này cực kỳ khó khăn do các giới hạn về định dạng về việc cố gắng để một bảng dữ liệu trình bày phù hợp trong phần mềm được thiết kế để trình bày Bảng điều khiển.

Nhiều tính năng trong Power BI có thể được tạo lại trong Excel Power Pivot. Để tận dụng tối đa Excel Power Pivot, bạn cần có khả năng viết DAX (Biểu thức phân tích dữ liệu), điều này có thể khó khăn.

Power Pivot không được bật theo mặc định trong Excel. Cần biết làm thế nào để bật nó lên? Trò chuyện GPT có câu trả lời cho điều đó.

Sau đây là ảnh chụp màn hình Power Pivot cho Excel với tùy chọn kết nối trực tiếp với Cơ sở dữ liệu Oracle. Nó cũng có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu phổ biến khác và có thể được sử dụng để tự động hóa nhiều tác vụ trong Excel.

Mặc dù vậy, nó không được sử dụng phổ biến nên việc có Chat GPT làm cố vấn để hướng dẫn bạn thiết lập các kết nối cụ thể và viết công thức thay mặt bạn là một trợ giúp lớn.

Sử dụng Chat GPT để tạo hóa đơn và mẫu

Chat  GPT có thể là một AI tổng hợp, vì vậy thật tuyệt vời khi tạo nội dung thay cho bạn. Phần khó khăn có thể là mô tả chính xác những gì bạn cần hoặc định dạng có thể không hoàn toàn như những gì bạn đang tìm kiếm. Nó tạo ra một điểm tham chiếu tuyệt vời để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng hoặc là một cách để nhanh chóng vượt qua khối nhà văn đó.

Bạn có thể sử dụng Chat  GPT để tạo nhiều Mẫu Excel phổ biến, chẳng hạn như hóa đơn.

Một trường hợp sử dụng thú vị hơn là Sao chép và Dán Dữ liệu Excel vào Chat  GPT và xây dựng dữ liệu thực thành một yêu cầu. Có một số hạn chế vì nó không thể xử lý các tập dữ liệu lớn, nhưng đối với những tập dữ liệu nhỏ hơn, nó sẽ tạo ra những thứ cho bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả, chẳng hạn như các mẫu e-mail. Dữ liệu trong ví dụ sau được xử lý từ bảng Excel.

Lưu ý: Trong quá trình kiểm tra ví dụ này, tổng số mà Chat GPT tính toán cho Lợi nhuận gộp là không chính xác và sai lệch 1.000 đô la. Chúng tôi đã đưa ra ví dụ này vì bạn không nên 100% tin tưởng vào Chat GPT cho bất kỳ điều gì sẽ trở thành nhiệm vụ quan trọng. Mặc dù là một nguồn tài nguyên tuyệt vời nhưng nó không phải lúc nào cũng chính xác.

Sử dụng Chat GPT để kết nối Excel với cơ sở dữ liệu SQL

Nếu bạn có thể kết nối trực tiếp Excel với cơ sở dữ liệu hoặc kho, điều đó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đặc biệt nếu bạn có thể kết nối với ERP hoặc Phần mềm kế toán như Oracle. Rất nhiều lần, các kết nối dữ liệu này cần có sự trợ giúp từ bộ phận CNTT để thiết lập, nhưng khi bạn có thể kết nối, bạn có thể lấy thông tin cơ sở dữ liệu trực tiếp vào Excel.

Hầu hết các cơ sở dữ liệu sử dụng ngôn ngữ truy vấn SQL để xác định bản ghi và bảng nào bạn muốn nhập. Nếu bạn không viết SQL thường xuyên, điều đó có thể rất đáng sợ và là rào cản đối với việc sử dụng các tính năng thú vị này. Trò chuyện GPT có thể được sử dụng để giảm bớt quá trình học tập. Mặc dù một số kiến ​​thức chung là hữu ích, nhưng bạn có thể thu được nhiều lợi ích từ việc xem các video trên YouTube để biết kiến ​​thức cơ bản và dựa vào Chat GPT để thực hiện một số công việc nặng nhọc.

Dưới đây là ví dụ về Chat GPT viết truy vấn SQL mà chúng tôi có thể sử dụng để đưa dữ liệu vào Excel để phân tích thêm

Sử dụng Chat  GPT làm Tài liệu tham khảo cho Công thức Excel

Nếu bạn là Người dùng Excel Power, đây có thể không phải là phần thú vị nhất đối với bạn. Câu hỏi phổ biến nhất mà chúng tôi thấy khi mọi người mới sử dụng Excel không phải là cách viết công thức mà là họ không biết nên sử dụng công thức nào. Mọi người rất giỏi trong việc mô tả những gì họ muốn làm, nhưng ngay cả Google cũng có thể gặp khó khăn trong việc trả lại kết quả mang lại cho họ câu trả lời đúng.

Có rất nhiều sức mạnh trong việc có thể đặt câu hỏi tiếp theo. Trong ví dụ này, chúng tôi hỏi Chat GPT về cách tra cứu một giá trị trong Excel và nó gợi ý công thức VLOOKUP. Điều đó hữu ích, nhưng nếu giá trị nằm ở bên trái của bảng tính Excel thì sao?

Bạn có thể nhanh chóng đặt các câu hỏi tiếp theo, trong đó Chat GPT sau đó đề xuất sử dụng công thức INDEX MATCH để hoàn tất tra cứu.

Tất cả các công thức có thể được sao chép và dán từ trình duyệt web của bạn vào sổ làm việc Excel của bạn và với một số chỉnh sửa nhanh, bạn đã sẵn sàng.

Câu hỏi tiếp theo làm rõ rằng bạn cần sử dụng INDEX MATCH thay vì VLOOKUP.

Sử dụng Chat  GPT cho Macro VBA Excel và Tập lệnh Excel

Trước đây, chúng tôi không phải là người thích sử dụng Excel Macros. Trước đây, nhiều nơi làm việc đã cấm sử dụng chúng do lo ngại về bảo mật máy tính hoặc bạn sẽ gặp trường hợp một người thành thạo VBA rời công ty và Macro bị hỏng hai tuần sau đó.

Trò chuyện GPT làm cho Macro dễ tiếp cận hơn nhiều. Nó có thể tạo mã cần thiết dựa trên mô tả văn bản của tác vụ mà bạn đang cố gắng tự động hóa, tất cả những gì bạn phải làm là sao chép và dán lại mã vào Excel và kiểm tra.

Chúng tôi nhận thấy rằng việc tạo mã hoạt động tốt nhất với các tác vụ đơn giản hơn. Khi các tác vụ trở nên phức tạp hơn, Macro có thể không thực sự chạy. Bạn có thể copy và dán các thông báo lỗi từ Excel vào Chat GPT để nó khắc phục giúp bạn. Nó thậm chí sẽ tính đến phản hồi và viết lại mã để bạn thử lại. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian, nhưng nó có thể nhanh hơn việc học một ngôn ngữ lập trình mới.

Excel Online gần đây đã giới thiệu ngôn ngữ kịch bản riêng của mình. Bạn có thể sử dụng Chat  GPT cho việc này, nhưng tập lệnh được ghi lại khiến hầu hết mã hóa không cần thiết.

Kết nối Excel với Chat  GPT

Một trường hợp sử dụng khác cho Trò chuyện GPT là kết nối trực tiếp Microsoft Excel với nó. Xin lưu ý rằng chúng tôi chưa thử điều này một cách cụ thể và chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ RPA như Power Automate Desktop hoặc Power Automate Flows để kết nối với Chat GPT hoặc nền tảng ứng dụng mã thấp như Power Apps.

Khi chúng tôi nhắc Chat  GPT hỏi về cách thiết lập kết nối, nó mô tả một phương pháp sử dụng Visual Basic (VBA). Ví dụ sau đây bị cắt nhưng đi sâu vào chi tiết phác thảo mã cụ thể mà bạn có thể sao chép vào Excel.

Để điều này hoạt động, bạn vẫn phải đăng ký quyền truy cập API trước thời hạn để biết thông tin xác thực. Cả OpenAI và Microsoft Azure Open AI Cognitive Services đều cung cấp quyền truy cập điểm cuối API vào Chat GPT và cả hai dịch vụ đều có thể hoạt động.

Các phiên bản mới hơn của Excel cho Máy tính để bàn và Excel Online có tab Tự động cũng cho phép mọi người tạo phiên bản TypeScript của kết nối với API Chat  GPT. Là một giải pháp đầu tiên trên đám mây, nó có thể mạnh mẽ hơn việc sử dụng VBA. Chat  GPTcó thể hướng dẫn bạn quy trình thiết lập của một trong hai phương pháp.

Sử dụng Chat GPT để giúp hợp nhất nhiều tệp

Một cuộc đấu tranh phổ biến đối với người dùng Excel nặng là làm thế nào để hợp nhất nhiều tệp Excel thành một. Trò chuyện GPT có thể giúp người dùng xác định các tính năng và chức năng mới. Trong ví dụ này, trước tiên Chat GPT khuyên chúng ta nên sử dụng Get & Transform. Mặc dù là một công cụ rất mạnh, Chat GPT cũng chỉ ra rằng Bảng tính Excel có thể được hợp nhất bằng cách sử dụng Tính năng hợp nhất trong danh mục Công cụ dữ liệu của dải băng.

Bằng cách nhắc thêm và đặt câu hỏi tiếp theo, Chat GPT cũng chỉ ra rằng Bảng tính Excel có thể được tải lên Google Drive và nhanh chóng hợp nhất bằng cách sử dụng Hàm phạm vi nhập của Google Trang tính.

Tương lai của Chat  GPT và Excel là gì?

Kể từ khi Microsoft đầu tư 10 tỷ USD vào OpenAI, nhà phát triển đằng sau Excel, chúng tôi kỳ vọng rằng công nghệ này sẽ được tích hợp vào hầu hết các Sản phẩm của Microsoft. Bộ Microsoft 365 là một trường hợp sử dụng tuyệt vời vì hầu hết các chương trình đều yêu cầu mức độ kiến ​​thức kỹ thuật để tạo công thức.

Adept.AI gần đây đã xuất hiện với mục đích AI tổng quát được xây dựng để tự động hóa các tác vụ trên máy tính, bao gồm cả bảng tính Microsoft Excel. Mục tiêu của họ là cho phép mọi người viết các yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên như, bạn có thể đánh dấu bất kỳ ô nào trên 10.000 đô la bằng màu vàng không? Sau đó, AI sẽ xử lý yêu cầu và bạn xem nó thực hiện công việc cho bạn.

Tương tác của con người với Excel cộng với các kỹ thuật tự động hóa nâng cao như thế này sẽ làm cho các tính năng nâng cao trở nên dễ sử dụng hơn. Chúng tôi hy vọng rằng khi chúng trở nên dễ triển khai hơn, nhiều người sẽ sử dụng chúng hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian. Tại một thời điểm nào đó, có khả năng Chat GPT sẽ dẫn đến việc loại bỏ một số công việc khi các nhiệm vụ này trở nên dễ dàng hơn.

Sử dụng Excel với các tính năng GPT-4 trò chuyện mới

Với việc phát hành phiên bản GPT-4 của Trò chuyện GPT, bot trò chuyện đã có được khả năng nhận thức để xem và diễn giải hình ảnh cùng với việc tăng khả năng trả lời câu hỏi và nhận thức theo ngữ cảnh.

Có thể sẽ không lâu nữa cho đến khi bạn có thể hướng máy ảnh điện thoại của mình vào một tài liệu bằng văn bản, cho phép Chat GPT chuyển đổi, giải thích và trả lời các câu hỏi về tài liệu đó. Cần biết cách điền vào biểu mẫu hoặc lấy thông tin vào bảng tính? Trò chuyện mô hình mới của GPT có thể sẽ làm điều đó cho bạn.